1.1    Tämä henkilötietojen käsittelyä koskeva ilmoitus on tarkoitettu:

(a)    terveydenhuollon ammattilaisille, joiden kanssa olemme aloittamassa tai teemme jo yhteistyötä

(b)    asiakkaillemme tai mahdollisille asiakkaillemme, jotka ovat luonnollisia henkilöitä (kuten itsenäisinä ammatinharjoittajina toimiville farmasisteille)

(c)    asiakkaidemme tai mahdollisten asiakkaidemme (kuten lääketukkukaupat ja terveydenhuollon palveluntarjoajat) edustajille tai yhteyshenkilöille.

1.2    Novo Nordisk Farma Oy:n ja Novo Nordisk A/S:n on suojattava henkilötietosi lain edellyttämällä tavalla. Tässä henkilötietojen käsittelyä koskevassa ilmoituksessa kerrotaan, miten keräämme, käytämme, säilytämme, jaamme tai muutoin käsittelemme henkilötietojasi. Käsittelemme henkilötietojasi tämän tiedotteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

2.1    Henkilötietojesi käsittelystä vastaavat yritykset ovat: 

Novo Nordisk Farma Oy
Linnoitustie 6
02600 Espoo
Y-tunnus 0100873-3

ja

Novo Nordisk A/S
Novo Alle 1
2880 Bagsværd
Yritystunnus 24256790

joihin tässä ilmoituksessa viitataan sanalla “me” tai ”Novo Nordisk”.

2.2    Voit milloin tahansa ottaa yhteyttä Novo Nordiskin tietosuoja-asioista Suomessa vastaavaan henkilöön osoitteella tietosuoja@novonordisk.com, jos sinulla on henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä kysymyksiä tai huolenaiheita.

3.1    Käsittelemme osana palveluitamme henkilötietojasi, jotka olemme saaneet:  

(a)    suoraan sinulta

(b)    julkisesti saatavilla olevista julkaisuista, verkkosivustoilta tai sosiaalisesta mediasta

(c)    palveluntarjoajilta tai -tuottajilta, jotka ovat aiemmin saaneet sinulta suostumuksen tietojesi käsittelyyn

(d)    Novo Nordiskin tarjoamien digitaalisten palvelujen ja viestinnän, kuten verkkosivustojen ja sähköpostiviestien, käyttösi perusteella.

4.1    Käsittelemme aina henkilötietojasi yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten, ja käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tämän tarkoituksen tai näiden tarkoituksien kannalta olennaisia. Henkilötietoja kerätään vain niin paljon kuin on tarpeen. Kerättyjä tietoja ei missään olosuhteissa eikä mistään syystä myydä eteenpäin kolmansille osapuolille.

4.2    Henkilötietojesi käsittely edellyttää oikeusperusteen. Emme käsittele henkilötietojasi, jollei meillä ole kyseiseen tarkoitukseen soveltuvaa laissa säädettyä käsittelyperustetta.

4.3    Oikeutettu etu. Käsittelemme henkilötietojasi seuraavia yleisiä tarkoituksia varten, koska se on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi eikä vaikuta kohtuuttomasti etuihisi tai perusoikeuksiisi tai -vapauksiisi:

(a)    tilastointia varten ja sinulle tarjoamiemme palvelujen optimoimiseksi

(b)    IT-resurssiemme, mukaan lukien infrastruktuurin ylläpidon ja liiketoiminnan jatkuvuuden, hallitsemiseksi sekä toimintamme optimoimiseksi ja seuraamiseksi (esim. vuorovaikutuksen tai myynnin ja tapaamisten tai puhelujen määrän mittaamiseksi) sekä vastataksemme pyyntöihisi ja voidaksemme tarjota tehokasta tukea

(c)    kutsuaksemme sinut sponsoroimiimme tapahtumiin, kongresseihin tai tapaamisiin, tai tilataksemme sinulta näihin liittyviä asiantuntijapalveluita

(d)    tarjotaksemme käyttöösi rajatulle käyttäjäkunnalle tarkoitettuja palveluja, kuten ammattilaisille tarkoitettuja salasanasuojattuja verkkosivustoja ja koulutusmoduuleja, joiden kautta voit tarjota meille tiettyjä asiantuntijapalveluita

(e)    tarjotaksemme sinulle asianmukaista, riittävää ja ajantasaista tietoa sairauksista, lääkkeistä ja muista palveluista

(f)     lähettääksemme sinulle kyselyitä ja tiedotteita, jotka koskevat tuotteitamme, terapia-alueitamme tai palvelujamme, tai muutoin jakaaksemme näihin liittyvää tietoa kanssasi

(g)    käsitelläksemme tietojasi profilointitarkoituksessa kanssasi tapahtuvan yhteydenpidon ja vuorovaikutuksen suunnittelua, hallintaa ja toteuttamista varten, kohdentaaksemme ja toteuttaaksemme segmentointia, jotta voisimme parhaiten vastata ammatillisiin tarpeisiisi ja ennakoida niitä, sekä parantaaksemme vuorovaikutuksemme ja palvelujemme laatua mukauttamalla tarjontaamme erityisiin tarpeisiisi

(h)    Lääketeollisuuden Eettisten ohjeiden 125-130 § mukaisesti taloudellisten etuuksien julkistamista varten.

4.4    Lakisääteinen velvoite. Lainsäädännön tai viranomaisten asettamien velvoitteidemme täyttämiseksi käsittelemme henkilötietojasi seuraavia laissa säädettyjä tarkoituksia varten:

(a)    kanssasi tekemämme yhteistyön, mukaan lukien ammattioikeuksien tarkistamisen hallinnointi (esim. kolmansien osapuolten tietokantojen kautta)

(b)    lain asettamien vaatimusten noudattamisen varmistaminen: esimerkiksi taloudellisten etuuksien, lääkenäytejakelun sekä veroihin ja verovähennyksiin liittyvien asiakirjojen läpinäkyvyyden varmistaminen

(c)    väärinkäytöksiä ja petoksia koskeviin väitteisiin vastaaminen, riita-asioissa puolustautuminen, tarkastusten pitäminen ja yhtiöömme tai konserniimme liittyvien fuusioiden ja yritysostojen vaatimustenmukaisuuden varmistaminen

(d)    haittatapahtumien tai valmisteiden laatuun liittyvien valitusten lainmukainen käsittely ja ilmoittaminen.

4.5    Sopimuksiin liittyvät tarkoitukset. Voidaksemme täyttää sopimukselliset velvoitteemme sinua kohtaan tai suorittaa pyynnöstäsi sopimuksentekoa edeltäviä toimia käsittelemme henkilötietojasi seuraavia tarkoituksia varten:

(a)    sopimuksiin liittyvien tehtävien suorittaminen tai sopimusten valmisteleminen tai olemassa olevien sopimusten toteuttaminen sekä yleinen kirjanpito.

(b)    laskutuksen oikeellisuuden varmistaminen.

(c)    jos olet ilmoittautunut järjestämäämme tai tukemamme tilaisuuteen, siihen liittyvä viestintä ja järjestelyt, kuten tarjoilu-, matka- ja/tai majoituksien varausten teko. 

4.6   Suostumus. Lähetämme sinulle sähköistä suoramarkkinointia vain, jos olet antanut siihen erillisen luvan.

5.1    Edellä kohdassa ‎4 kuvattuja tarkoituksia varten saatamme käsitellä seuraavan tyyppisiä henkilötietoja:

(a)    yleiset tunnistetiedot (esim. nimi, sukupuoli ja yhteystiedot, mukaan lukien osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)

(b)    tehtäväsi (esim. titteli, työtehtävä, yrityksen nimi, osasto). Terveydenhuollon ammattilaisista: sosiaali- ja terveydenhuollon rekisteröintinumero tai yksilöintitunnus, ensisijainen erikoisala, toissijainen erikoisala, valmistumisvuosi, julkaisut, kongressitoiminta, palkinnot, työhistorian kuvaus, koulutus, yhteydet yliopistoihin, asiantuntemus ja osallistuminen tai osallisuus kliinisissä tutkimuksissa, hoitosuosituksissa, toimituskunnissa ja järjestöissä, lääkehoitoihin ja hoitotyöhön liittyvä toiminta

(c)    maksutiedot (esim. luottokorttitiedot, pankkitilitiedot, ALV-numero tai muu verotunniste)

(d)    sähköiset tunnistetiedot, jos ne ovat tarpeen tuotteiden tai palvelujen toimittamiseksi yhtiöllemme (esim. käyttäjätunnus, käyttöoikeus, salasanat, ammattikortin numero, IP-osoite, verkkotunnistetiedot/evästeet, lokit, käyttö- ja yhteysajat)

(e)    käyttötiedot sekä vastauksiasi ja/tai valintojasi koskevat tiedot, mukaan lukien keskusteluviestien tyypit, viestintäkanavat ja viestinnän tiheys

(f)     tiedot, jotka annat meille esimerkiksi lomakkeiden täyttämisen tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä tai vastatessasi kysymyksiin keskustelun tai kyselyyn vastaamisen aikana

(g)    sinulle tarjoamiimme palveluihin liittyvät tiedot ja tiedot markkinointiin, tutkimukseen ja lääketieteeseen liittyvästä toiminnasta tai vuorovaikutuksesta, jota sinulla on kanssamme, mukaan lukien mahdollisesta tulevasta vuorovaikutuksesta. 

(h)    julkistettavaan yhteistyöhön liittyvän etuuden arvo (kustannus yritykselle), etuuden jakautuminen julkistettaviin kategorioihin (tapahtumakustannukset, kuten rekisteröintimaksut sekä matka- ja majoituskustannukset, ja palvelu- ja konsulttipalkkiot).

(i)    tiedot, jotka annat meille ilmoittautuessasi järjestämäämme tai tukemaamme tilaisuuteen, esimerkiksi ruokavalioon liittyvät tiedot, sekä henkilötunnus tai passitiedot, jos tilaisuus järjestetään ulkomailla ja paikallinen viranomainen sitä vaatii.

6.1    Toimintamme yhteydessä ja kohdassa ‎4 ilmoitettuja tarkoituksia varten saatamme luovuttaa henkilötietojasi seuraaville tahoille:

(a)    henkilökunnallemme (kuten Novo Nordisk -konsernin henkilökunnalle, osastoille tai muille yhtiöille)        

(b)    riippumattomille edustajillemme ja välittäjillemme (jos heitä on)

(c)    käyttämillemme toimittajille ja palveluntuottajille, jotka tarjoavat meille palveluja ja tuotteita

(d)    käyttämillemme IT-järjestelmäpalvelujen tuottajille, pilvipalvelujen tuottajille, tietokantapalvelun tuottajille ja konsulteille

(e)    liikekumppaneillemme, jotka tarjoavat tuotteita tai palveluja yhdessä meidän tai tytäryhtiöidemme ja osakkuusyhtiöidemme kanssa

(f)     mahdollisille kolmansille osapuolille, joille luovutamme tai siirrämme oikeuksiamme tai velvoitteitamme

(g)    neuvonantajillemme ja ulkopuolisille juristeillemme yhtiömme tai sen omaisuuden minkä tahansa osan myynnin tai luovutuksen yhteydessä. 

6.2    Kaikki kolmannet osapuolet ovat sopimuksen nojalla velvollisia turvaamaan henkilötietojesi turvallisuuden ja luottamuksellisuuden sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. 

6.3    Pääsy henkilötietoihisi voidaan myös antaa tai ne voidaan siirtää mille tahansa kansalliselle ja/tai kansainväliselle valvonta- tai täytäntöönpanoviranomaiselle, julkishallinnon elimelle tai tuomioistuimelle, jos sovellettava laki tai asetus tai näiden tahojen pyyntö meitä siihen velvoittaa.

7.1    Sinulta kerättäviä henkilötietoja  voidaan tietyin edellytyksin käsitellä, tarkastella tai säilyttää myös Suomen ulkopuolella kohdassa ‎5 kuvattuja tarkoituksia varten.

7.2    Tietyissä Euroopan talousalueen ulkopuolisissa maissa tietosuojan taso ei vastaa Euroopan talousalueella noudatettavaa ja toteutettavaa henkilötietoja koskevan tietosuojan tasoa. Tämän vuoksi noudatamme tällaisten siirtojen yhteydessä seuraavia lain edellyttämiä menettelyjä suojataksemme henkilötietosi asianmukaisesti:

(a)    Siirto tapahtuu sellaiseen Novo Nordisk -yhtiön yksikköön, joka noudattaa Novo Nordiskia koskevia sitovia sääntöjä, jotka ovat nähtävillä osoitteessa https://www.novonordisk.com/data-privacy-and-user-rights.html

(b)    Euroopan komissio on katsonut, että kyseisissä vastaanottajamaissa henkilötietosuojan taso on riittävä.

(c)    Noudatamme henkilötietojen siirtämistä kolmansiin maihin koskevia vakiosopimuslausekkeita. Voit saada kopion näistä sopimusehdoista ottamalla yhteyttä meihin kohdassa ‎2 ja kohdassa 9 olevien yhteystietojen kautta.

8.1    Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen loppuunsaattamiseksi, jota varten ne kerättiin, tai lakisääteisten tai viranomaisten asettamien vaatimusten täyttämiseksi. 

8.2    Koulutusten ja tapaamisten järjestämiseksi käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme tietoja viiden (5) vuoden ajan niiden keräämisestä lähtien.

8.3    Asiantuntijapalveluiden tilaamiseksi ja sairauksiin tai lääkkeisiin liittyvän tiedon jakamiseksi käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme asiantuntijapalveluiden tilaamiseksi ja sairauksiin tai lääkkeisiin liittyvän tiedon jakamiseksi käsittelemiämme henkilötietoja niin kauan kuin teemme niihin liittyvää yhteistyötä kanssasi.

8.4    Tilaamiesi materiaalien toimittamiseksi käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme tilaamiesi materiaalien toimittamiseksi käsittelemiämme tietoja kolme (3) kuukautta materiaalien toimituksesta lähtien.

8.5    Markkinatutkimusten ja erilaisten kyselyiden yhteydessä käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme osana markkinatutkimuksia ja erilaisia kyselyitä keräämiämme tietoja viiden (5) vuoden ajan niiden keräämisestä lähtien.

8.6    Sopimusten yhteydessä käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme osana sopimuksia käsittelemiämme tietoja kymmenen (10) vuoden ajan sopimuksen päättymisestä alkaen.

8.7    Suoramarkkinointia varten säilytettävät tiedot. Säilytämme tietoja niin kauan, kuin suoramarkkinointia koskeva suostumuksesi on voimassa.

8.8    Taloudellisten etuuksien yhteydessä käsittelemämme henkilötiedot. Säilytämme taloudellisten etuuksien julkaisuun, kuten tapahtumakustannuksiin tai palvelu- ja konsulttipalveluihin, liittyviä tietoja kymmenen (10) vuotta kyseessä olevan tilikauden päättymisestä alkaen.

9.1    Sinulla on lähtökohtaisesti seuraavat oikeudet ja voit: 

(a)    saada yhteenvedon hallussamme olevista henkilötiedoistasi

(b)    saada kopion henkilötiedoistasi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa

(c)    pyytää henkilötietojesi oikaisua tai korjaamista

(d)    pyytää henkilötietojesi poistamista

(e)    pyytää meitä lopettamaan henkilötietojesi käsittelyn tai rajoittaa niiden käsittelyä

(f)     tehdä tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) valituksen tavasta, jolla käsittelemme henkilötietojasi. 

9.2    Jos olet antanut meille suostumuksen tietojen käsittelyyn (kohta 4.6), voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.3     Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä taloudellisten etujen julkistamisen yhteydessä (kohta 5.1 h), tiedot julkaistaan yhteenvetomuotoisena siten, ettei yksittäinen henkilö ole tunnistettavissa niistä. Voit myös vastustaa julkistettavien tietojen käsittelyä jälkikäteen, jolloin tiedot poistetaan julkisista rekistereistä.

9.4    Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Novo Nordiskin paikalliseen tietosuojasta vastaavaan henkilöön sähköpostitse osoitetta tietosuoja@novonordisk.com käyttäen tai tavallista postia hyödyntäen seuraavaan osoitteeseen:

Novo Nordisk Farma Oy / tietosuoja
Linnoitustie 6
02600 ESPOO

9.5    Tässä kohdassa mainittuja oikeuksiasi saatetaan rajoittaa käsittelyyn liittyvien erityisten olosuhteiden mukaan, sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Jos sinulla on kysymyksiä oikeuksiisi liittyen, voit ottaa meihin yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja hyödyntäen.